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Governança com SharePoint 2010

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Overview

Este artigo abordará um assunto muito importante e na maioria dos casos deixado de lado quando o assunto é SharePoint. A Governança é tão essencial quanto qualquer item em um projeto, em muitos casos (ou maioria deles) fator crítico para o sucesso.

Para falar de governança, o primeiro passo seria explicar qual o seu significado. Governança é o conjunto de funções, regras, diretivas, responsabilidades e processos que são utilizados para gerenciar e/ou controlar como a cooperação entre as divisões de negócios e as equipes de TI se relacionam a fim de cumprir com suas metas corporativas.

E governança com SharePoint? Como funciona?

Solução

Primeiro precisamos salientar que cada corporação tem suas necessidades específicas. Isso pode variar, principalmente, de acordo com o tamanho das organizações. Desta forma podemos ter um nível maior ou menor de controle – o que às vezes pode levar a uma burocratização de processos e eventuais atrasos se a corporação não estiver muito bem alinhada.

Para a correta implementação de governança em SharePoint 2010, a boa comunicação entre os stakeholders é fundamental. Ao designar uma comissão de governança, devemos tentar reunir todos os itens abaixo que conseguirmos:

  • Participantes executivos: os principais executivos devem definir as metas gerais da comissão de governança, conceder-lhe autoridade e avaliar periodicamente o êxito das práticas e diretivas implementadas.
  • Participantes financeiros: os diretores financeiros devem assegurar que as regras e os processos de governança ajudem a aumentar o retorno sobre o investimento da empresa nos produtos e tecnologias do SharePoint.
  • Líderes de TI: os líderes de TI devem ajudar a desenvolver as ofertas de serviço e determinar o que deve ser feito para desincumbir suas responsabilidades com êxito (por exemplo, prover segurança e garantir confiabilidade) enquanto dão suporte aos recursos de que as equipes de negócios necessitam.
  • Líderes de divisão de negócios: os líderes de negócios representam as equipes que fazem o trabalho principal da empresa e geram os requisitos funcionais e arquiteturais de implantação do SharePoint Server 2010. Eles devem colaborar com os arquitetos para determinar os padrões de arquitetura de informações e taxonomia organizacional da empresa. Além disso, há a necessidade de que colaborem com a criação dos contratos de nível de serviço e de outras diretivas de suporte.
  • Arquitetos da informação ou taxonomistas: os membros desses grupos possuem ampla experiência no planejamento e design de sistemas de informações e taxonomias. Com base na análise das necessidades de informações dos públicos-alvo, eles desenvolvem planos que dão suporte aos objetivos organizacionais e definem a arquitetura e navegação de sites.
  • Responsável pela conformidade: a governança envolve a certeza de que a empresa está dentro dos requisitos regulatórios e legais, e de que ela gerencia seu conhecimento corporativo. Caso a sua empresa possua funções responsáveis por supervisionar tais questões, inclua representantes dessas disciplinas na comissão de governança.
  • Líderes de desenvolvimento: os líderes na organização de desenvolvimento de software devem ajudar a determinar quais ferramentas de personalização devem ser permitidas, como verificar a segurança do código e outras práticas recomendadas relacionadas ao código.
  • Profissionais de informações: os membros da sua organização que realizam um trabalho diário para ajudar a garantir que a arquitetura das informações e os serviços do SharePoint Server 2010 atenderão às suas necessidades.
  • Treinadores: os especialistas em instrução devem ser responsáveis pelo desenvolvimento de um plano de treinamento e conduzir todo o treinamento e educação apropriados.

Após termos os papéis definidos e distribuídos, ou seja, com a comissão de governança montada, devemos relacionar alguns conceitos técnicos do SharePoint com os elementos disponíveis na organização.

Antes de qualquer coisa, precisamos entender e estabelecer os conceitos para uma instalação de SharePoint bem sucedida.

Arquitetura da Informação

Arquitetura da Informação é “a arte e a ciência de estruturar e organizar ambientes de informação para ajudar as pessoas a satisfazerem suas necessidades de informação de forma efetiva” (Toub, 2000). Mas o que isso quer dizer? Significa que devemos dispor as informações de forma que fiquem acessíveis para o usuário, questões como navegabilidade, organização e clareza de forma que o usuário atinja os seus objetivos de forma rápida, eficiente e agradável.

Relacionado à SharePoint, uma avaliação detalhada da arquitetura da informação em uma empresa ajuda a identificar as ineficiências, como as seguintes:

    • O uso inconsistente de metadados, o que pode dificultar a pesquisa e a comparação de conteúdo e dados relacionados.
    • Um armazenamento de conteúdo criado e gerenciado de forma inadequada, o que pode gerar várias versões de documentos, sem nenhum meio de identificar a versão original.
    • Um armazenamento de dados precariamente catalogados e gerenciados, fazendo com que tomadores de decisões localizem e confiem em dados equivocados.
    • Uma navegação de portal mal projetada ou informações apresentadas de forma inadequada, dificultando a localização de sites e informações importantes.

Serviços de TI que hospedam o SharePoint Server

  • O SharePoint Server 2010 inclui muitos recursos novos que devem ser tratados por um plano de governança eficiente. Entre esses, estão:
    • Uma nova arquitetura de aplicativo de serviços, incorporada no Microsoft SharePoint Foundation 2010, que substitui o modelo SSP.
    • Melhorias no backup e restauração.
    • Multitenancy, que cria um genuíno ambiente de hospedagem e viabiliza o compartilhamento dos recursos de serviço entre clientes (locatários) ao mesmo tempo que particiona os dados com base nas inscrições no site.
    • Contas gerenciadas que automatizam as mudanças de senhas.
    • O Windows PowerShell, a nova interface de linha de comando e linguagem de script, foi projetado especificamente para administradores de sistema.

Se você não tiver um plano de governança, o crescimento rápido e descontrolado de servidores Web, gerenciados individualmente, que executam o SharePoint Server pode ter resultados imprevisíveis, como:

    • Servidores isolados hospedando um grupo mal organizado de sites que não possuem índice de pesquisa, navegação ou esquema de segurança em comum. Se você deseja dar suporte à criação de sites pessoais, precisa de um plano que inclua a disposição de conteúdo e o arquivamento de sites.
    • Servidores hospedando aplicativos que não são seguros, o que pode comprometer a integridade do conteúdo.
    • Solicitações de suporte técnico para servidores locais que estão executando o SharePoint Server sem o conhecimento da equipe de suporte.
    • Atividades essenciais, como conformidade normativa, que talvez sejam administradas de modo inconsistente entre servidores.
    • Atividades regulares de manutenção, como backup e restauração de dados e instalação de atualizações de produto, que talvez não sejam executadas devido ao treinamento inadequado ou à inconsistência na configuração dos servidores.
    • Alterações nas propriedades do site que levantam dúvidas com relação à propriedade do conteúdo ou que provocam o bloqueio de sites.

À medida que o uso do SharePoint Server 2010 aumentar na empresa, o departamento de TI deverá implementar um conjunto de serviços de hospedagem bem controlado que torne o SharePoint Server 2010 disponível e que administre o seu uso e configuração. (Microsoft)

Com todos os recursos e facilidades que o SharePoint fornece, uma de suas maiores características pode se tornar exatamente um dos maiores vilões se não tratado / gerenciado de forma correta: a Personalização.

Por exemplo, recursos como formulários, Business Inteligence, Fluxos de Trabalho, ECM (Enterprise Content Management – Gerenciamento de Conteúdo) são altamente customizáveis e por isso se tornam focos de atenção quando falamos de governança. (Para mais informações, consulte o WhitePaper Diretiva de personalização de Produtos e Tecnologias do SharePoint (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0x416)).

Nota: o ambiente de desenvolvimento é o muito crítico e como existem muitos recursos customizáveis e recursos que podem permitir acesso diretamente ao hardware e outros componentes essenciais, devemos ter uma atenção especial.

Devemos definir, por exemplo, se o uso do SharePoint Designer 2010 será permitido. Se for, devemos definir, também, o que poderá ser acessado e por quem. Este é um ponto de atenção pensar o que efetivamente vamos ganhar ou perder com esse recurso. Já atuei em algumas empresas onde este recurso estava desativado para todos os usuários e com isso comprometia diretamente os prazos durante uma entrega, até porque tudo o que era permitido era somente as funcionalidades nativas.

Nota: uma gestão correta é aquela que consegue englobar a maior parte dos recursos sem fazer com que a essência da ferramenta seja perdida por um excesso de controle. Normalmente excessos acontecem por falta de conhecimento do time ou da equipe responsável por tomada de decisões.

Outro ponto muito importante, quando se trata de desenvolvimento para SharePoint, são as boas práticas de desenvolvimento. (Para saber mais sobre boas práticas utilizando o SharePoint, consulte: http://technet.microsoft.com/en-us/office/sharepointserver/bb736746.aspx). A própria Microsoft disponibiliza ferramentas para checagem do código desenvolvido para saber se os recursos estão sendo utilizados de forma correta e a correta liberação dos mesmos estão sendo efetuadas. (Umas destas ferramentas é o SPDisposeChecker – http://code.msdn.microsoft.com/SPDisposeCheck). Assim como o desenvolvimento, os testes do que foi desenvolvido é igualmente importante. Devemos pensar em ambientes de desenvolvimento, homologação, produção, de forma a permitir uma bateria de testes e fazer com que a solução seja segura e confiável.

Além disso, existem outros recursos que devem entrar no plano de governança:

Marca (Branding) – Um recurso cada vez mais falado atualmente, um conjunto formal de diretivas de identidade visual deve ser criada para fazer com que todos os sites utilizem consistentemente imagens, fontes, temas e outros elementos de design.

Treinamento – Por mais fácil que o SharePoint seja para alguns usuários, para outros pode ser uma tarefa realmente desafiadora fazer a administração correta dos sites do SharePoint. Além disso, algumas diretivas de governança podem exigir uma explicação adicional. Lembrando que um portal de colaboração tende a ser um “amigo diário” e somente com o treinamento necessário na ferramenta o usuário se sentirá plenamente confiante a utilizar e explorar os recursos de forma que melhor lhe atenda e satisfaça suas necessidades.

Permissionamento

O SharePoint, como todos já sabem, é uma ferramenta que visa a produtividade e cada vez mais se estabelece/ganha mercado por ser mais que uma ferramenta, e sim um framework baseado em produtividade e voltado às soluções aderentes aos negócios.

O SharePoint possui um modelo muito bom e intuitivo de gerenciamento de permissões e níveis de acesso. Com isso, podemos definir as permissões alinhadas à cultura organizacional. Para isso, precisamos ter definido quais papéis/funções devem ser centralizados de forma que o controle do ambiente seja mantido.

Conclusão

Analisando os pontos apresentados neste artigo, percebe-se a tendência do mercado atual de utilizar cada vez mais a plataforma software mais serviços (SAAS). Quando se trata de um produto tão extenso quanto o SharePoint 2010, a governança se torna um item cada vez mais essencial. Devemos seguir este artigo como base e explorar os diversos pilares da ferramenta analisando suas dependências e recursos de forma a gerenciar corretamente o ambiente e fornecer um suporte adequado à plataforma.

Outras Referências

http://technet.microsoft.com/pt-br/library/cc263031.aspx

http://technet.microsoft.com/pt-br/library/cc263356.aspx

Toub, S. (2000). Evaluating Information Architecture.

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Written by Rodrigo Romano

October 21, 2010 at 11:46 pm